פעמים רבות אתם עובדים על קובץ אופיס (וורד, אקסל, פאואר פוינט) שאתם מעוניינים לאחר מכן, לשתף עם עוד משתמשים אחרים ואף מעוניינים לאפשר להם לערוך את הקובץ או אפילו לעבוד באופן מקביל יחד איתם באותו הזמן על הקובץ בעזרת גוגל דרייב. לאחר שנשאלתי מספר פעמים האם אפשרי בכלל לשתף קובץ עם משתמש שאין לו ג'ימייל או חשבון גוגל – הכנתי פוסט קצר שיעזור לכם להבין איך להגדיר את האפשרות הזו ולעבוד חופשי עם כל משתמש ועם כל כתובת מייל.
נתחיל מהעובדה שכדי ליצור מסמך שאפשר לשתף בגוגל דרייב, המשתמש היוצר צריך להיות בעל חשבון המקושר לגוגל (זה לא אומר שהמשתמש חייב להיות בעל חשבון ג'ימייל). עוד חשוב לדעת, שהמסמכים המוצעים כיום ליצירה כברירת מחדל בגוגל דרייב הם: Document (מקביל ל-וורד), Presentation (מקביל לפאואר פוינט), Spreadsheet (מקביל לאקסל), Form (טופס), Drawing (צייר).
ישנן שתי אפשרויות מרכזיות לשיתוף קבצים עם משתמשים שאין להם חשבון גוגל:
1. אתה מעוניין לשתף קובץ גירסא סופית עם משתתפים אחרים ללא אפשרות עריכת הקובץ
א. עמוד על הקובץ בעמוד גוגל דרייב (My Drive), קליל ימני על העכבר
ב. בחר באפשרות: Share ואז באופציה: Email as attachment
ג. בחר בתיבה הנפתחת את סוג הקובץ שאתה מעוניין לשלוח
ד. מלא את שאר הפרטים בתיבה הנפתחת ולחץ על Send
2. אתה מעוניין לשתף קובץ עם משתתפים אחרים ולאפשר להם לערוך ולעבוד על הקובץ במקביל
א. עמוד על הקובץ בעמוד גוגל דרייב (My Drive), קליק ימני על העכבר
ב. בחר באפשרות: Share
ג. לחץ על הלינק הכחול שכתוב עליו: Change
ד. סמן בתיבה הנפתחת את האפשרות: Anyone with the link ובחר באופציה: Can Edit ולבסוף Save
ה. הזן את כתובת האימייל של המשתמש המבוקש או העתק את הלינק בראש התיבה ושלח לו באימייל
ו. לחץ Share & Save
זה הכל! כעת אתה יכול לעבוד עם משתמשים אחרים על אותם הקבצים ולשמור אותם מעודכנים ונגישים לכל מי שמשתמש בסוגים אימייל אחרים מאשר גוגל וג'ימייל.
אם יש לכם שאלות נוספות, אתם מוזמנים לפרסם אותן במערכת הפורומים שלנו ולקבל את ההמלצות והסיוע שלנו.
